Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen sosiaalipsykologit ry (“Yhdistys”)

Yhdistysrekisterinumero: 168.644

Y-tunnus: 1540612-6

Osoite: PL 104, 00101 Helsinki

Sähköposti: info(at)sosiaalipsykologit.fi

www.sosiaalipsykologit.fi

Analytiikka

Käytämme sivustolla Google Analytics -palvelua kävijämäärien ja suosituimpien sisältöjen seurantaan. 

Evästeiden käyttö

Käytämme sivustolla evästeitä sivuston kehittämistä varten. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tietokoneelle tai mobiililaitteeseen vieraillessasi verkkosivustolla. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit estää tai rajoittaa evästeiden käyttöä internet-selaimesi kautta. Selaimen asetuksista voi myös valita, että saat ilmoituksen tallennettavista evästeistä.

Jos poistat evästeet käytöstä, kaikki sivuston toiminnot eivät välttämättä toimi asianmukaisesti.

Kommentit sivustolle

Sivuston käyttäjät voivat jättää kommentteja sivustolle. Tällöin keräämme kommenttilomakkeessa pyydetyt tiedot (nimi, sähköpostiosoite ja url-osoite), sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Kommentteja ylläpitävät Suomen sosiaalipsykologit ry:n hallituksen jäsenet. Sivulle tulleet kommentit säilytetään pääsääntöisesti toistaiseksi, sillä ne ovat olennainen osa vuorovaikutusta sivuston kävijöiden kanssa.

Jos olet jättänyt kommentteja, voit pyytää henkilötietojesi poistoa tai koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi. Koostetiedosto pitää sisällään kaikki henkilötiedot, jotka olet antanut jättäessäsi kommentteja. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Muilta sivuilta upotettu sisältö

Sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi muille sivuille johtavia linkkejä). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Rekisteröidyt, käsittelyn tarkoitus ja peruste sekä säilytysaika

Sivustolle on upotettu Suomen sosiaalipsykologit ry:n jäsenhakemuslomake. Seuraavissa kappaleissa on tietoa jäsentietojen käsittelystä, käsittelyn tarkoituksesta, oikeusperusteesta sekä tietojen poistamisajasta.

Tiedot säilytetään 12 kk ajan poistetuksi merkitsemisen jälkeen Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin riitatilanteiden selvittämisen tai oikeusvaateisiin puolustautumisen takia. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Rekisteröity Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet Tiedon poistaminen
Yhdistyksen jäsen ja entinen jäsen Yhdistyksen on pidettävä jäsenluetteloa (Yhdistyslain 11 §). Jäsenyydestä johtuu henkilölle oikeuksia (kuten lehti ja jäsenkirje) ja velvollisuuksia (kuten jäsenmaksu), joiden toteuttamiseksi tarvitaan yhteystiedot. Tiedot merkitään poistetuiksi jäsenyyden päätyttyä.
Jäseneksi hakeva Hakijan jäsenkelpoisuuden arviointi (Yhdistyksen sääntöjen 3. pykälän mukainen jäsenyyden peruste) ja päätöksen tekeminen jäseneksi hyväksymisestä (Yhdistyslain 12 §). Jäseneksi hyväksytty: ks. edellä kohta “Yhdistyksen jäsen ja entinen jäsen”. Jäsenyyden perusteeseen liittyvät tiedot poistetaan hallituksen tehtyä hyväksyntäpäätöksen.   Hylätty hakemus merkitään poistetuksi hallituksen tehtyä hylkäyspäätöksen.
Hallintoon kuuluva ei-jäsen Jos Yhdistyksen hallintoon kuuluvassa roolissa on henkilö, joka ei ole yhdistyksen jäsen (Yhdistyksen sääntöjen 5. pykälän mukaisesti), tarvitaan henkilön nimi ja yhteystiedot rooliin kuuluviin tehtäviin liittyvän viestinnän hoitamiseksi. Tiedot merkitään poistetuiksi, kun henkilön toimi roolissa päättyy.
Tapahtumaan osallistuva ei-jäsen Jos Yhdistykseen järjestämään tapahtumaan osallistuu henkilö, joka ei ole yhdistyksen jäsen, tarvitaan henkilön nimi ja yhteystiedot tapahtumaan litityvän tiedotuksen ja mahdollisen laskutuksen toimittamiseksi. Tiedot merkitään poistetuiksi, kun tilaisuus on pidetty ja mahdollinen laskutus ja laskujen maksun seuranta päättynyt.
Lehden tai muun tiedotuksen vastaanottava ei-jäsen Jos Yhdistyksen julkaisemaa lehteä tai muuta tiedotusta jaetaan muille kuin jäsenille, tarvitaan näiden henkilöiden nimet ja yhteystiedot lehden tai tiedotuksen toimittamiseksi. Tiedot merkitään poistetuiksi,  kun jakelu on tehty ja mahdollinen laskutus ja laskujen maksun seuranta päättynyt.

Henkilötietoryhmät ja tiedon lähteet

Käsittely koskee rekisteröityjen seuraavia tietoja:

  • Tunnistetiedot (täydellinen nimi, kotipaikka, syntymäaika tai -vuosi, henkilönumero)
    • Lähde: henkilö itse paitsi henkilönumero, jonka jäsenrekisterijärjestelmä generoi automaattisesti
  • Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, nimike)
    • Ensisijainen lähde: henkilö itse
    • Toissijaiset lähteet:
      • Sähköpostiosoitetieto nollataan, jos sähköposti palautuu lähettäjälle virheellisen osoitteen vuoksi.
      • Postiosoitetieto päivitetään, jos Postin tiedotuspalvelusta saadaan tieto henkilön muuttuneesta osoitteesta. Tieto nollataan, jos Posti palauttaa lähetyksen perillesaamattomana.
  • Tiedot jäsenyyden perusteesta
    • Lähde: henkilö itse
  • Jäseneksi liittymispäivä
    • Lähde: pöytäkirja hallituksen kokouksesta, jossa jäsenyys hyväksytty.
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot
    • Jäsenrekisterijärjestelmän sisäänkirjaus- ja muut lokitiedot (sisältää mm. IP-osoitteita) ja verkkopalveluiden evästeet

Seuraukset puuttuvista tai vääristä tiedoista

Jos jäsenhakemusta tehdessään henkilö ei anna tunniste- tai yhteystietojaan tai tietoja jäsenyyden perusteesta, jäsenhakemus hylätään.

Jos rekisteröidyn yhteystiedot ovat virheelliset tai puutteelliset, Yhdistyksen ja jäsenen välistä kommunikointia vaativat oikeudet ja velvollisuudet jäävät kokonaan tai soveltuvin osin toteutumatta: esim. jos postiosoitetta ei ole tai se on virheellinen, jäsen ei saa lehteä; tai jos tilaisuuteen osallistujan yhteystietoja ei ole tai ne ovat virheelliseet, ei voida toimittaa tilaisuutta koskevia tietoja.

Jos tietojen puutteellisuus tai virheellisyys johtaa siihen, että jäsenmaksulaskua ei voida toimittaa jäsenelle ja jäsenmaksut jäävät näin maksamatta, voi Yhdistyksen hallitus katsoa jäsenen eronneen yhdistyksestä sääntöjen 4. pykälän mukaisesti.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Jäsenrekisterijärjestelmä hankitaan pilvipalveluna Flo Apps Oy:ltä, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tämä henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen toimintaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Näitä ovat säännönmukaisesti:

  • Painotalo, jolle toimitetaan lehden jakelua varten vastaanottajien nimi- ja osoitetiedot, jotka painotalo tulostaa lehtien takakanteen ja huolitsee lehdet Postiin.
  • Posti, jolle toimitetaan kirjeitä, joissa vastaanottajien nimet ja osoitteet.
  • Mailchimp.com, joka on Flo Apps Oy:n käyttämä alihankkija, jonka kautta jäsenrekisterijärjestelmästä lähetettävät sähköpostit (kuten laskut ja jäsenkirjeet) lähtetään.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin muutoin kuin tässä selosteessa mainitulla tavalla.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen jäsenrekisterijärjestelmään, johon Yhdistyksen hallitus on myöntänyt pääsyn vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Omiin tietoihinsa pääsemiseksi jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.

Automaattinen päätöksenteko ml. profilointi

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei, ja jos käsitellään, saada pääsy tietoihin.
    • Rekisteröity saa tietonsa myös lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat koskevat epätarkat, virheelliset ja puutteelliset henkilötiedot oikaistaan.
    • Rekisteröity saa tietonsa oikaistuiksi myös lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.
  • Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistettua ilman aiheetonta viivytystä, mm. sillä edellytyksellä, ettei niitä enää tarvita tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin.
    • Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista myös  lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa hänen henkilötietojensa käsittelyä.
    • Rekisteröity voi vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.
  • Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu.
    • Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut Yhdistykselle, koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen.
    • Henkilötietojen käsittely Yhdistyksessä ei perustu suostumukseen vaan muihin oikeusperusteisiin (kuten jäsenyys), ks. tarkemmin edellä kohdasta “Rekisteröidyt, käsittelyn tarkoitus ja peruste sekä säilytysaika”.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@sosiaalipsykologit.fi.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 11.3.2019.