Rekrytointi voi näyttäytyä melko yksinkertaisena prosessina, jossa julkaistaan työpaikkailmoitus, haastatellaan hakijat ja tehdään palkkauspäätös. Yksinkertaista ja helppoa?
Todellisuudessa onnistunut rekrytointi pitää sisällään monia osa-alueita, joissa rekrytoinnin onnistuminen sekä erityisesti hakijakokemus voivat vaarantua. Mistä onnistunut rekrytointiprosessi koostuu?
Teksti: Eetu Salmela
Rekrytointiprosessin huolellinen suunnittelu on kaiken a ja o
Heti rekrytointitarpeen ilmaantuessa on oleellista pysähtyä määrittämään haettavan työtehtävän sekä ihanteellisen työnhakijaprofiilin ominaisuuksia. Millaista osaamista tarvitsemme? Millainen persoona istuu tiimimme työkulttuuriin? Speksauksen lopputuloksena tulee kirjoitettua auki myös tehtävänkuvan vastuut, tehtävässä onnistumisen mahdollistavat tekijät sekä tietysti myös tehtävässä kohdattavat haasteet. Haasteiden ja ”vaaranpaikkojen” tunnistaminen auttaa profiloimaan ihanteellista osaajaa tehtävään, kun tiedossa on esim. persoonaan tai osaamiseen liittyvät ”must have”-ominaisuudet, joita ilman tehtävässä ei välttämättä suoriutuisi tai joiden puuttuessa tehtävän menestyksekäs hoitaminen voi heikentyä.
Tämä profilointi on hyvä toteuttaa yhdessä rekrytoivan esimiehen kanssa, joka tarkasti tietää ja tuntee tiimin tarpeet sekä haettavan työtehtävän ominaispiirteet. Nämä määritelmät ohjaavat koko rekrytointiprosessia, kun laaditaan hakuilmoitusta, suunnitellaan haastatteluvaihetta, mietitään sopivia haastattelukysymyksiä sekä tietysti hahmotellaan lopullista henkilövalintaa ja valintaperusteita.
Rekrytointiprosessin alussa tulee luoda realistinen etenemisaikataulu ja sitouttaa organisaatiossa kaikki rekrytointiin osallistuvat henkilöt tähän aikatauluun. Kun aikataulut on yhteisesti määritetty, on näissä aikatauluissa myös syytä pysyä, ettei prosessi pääse turhaan venymään. Hakemusten käsittelyn, haastattelujen ja valinnan aikataulut on hyvä viestiä työstä kiinnostuneille hakijoille jo heti työpaikkailmoituksessa, sillä aikataulussa pysyminen ja prosessin tehokas eteneminen vaikuttavat vahvasti hakijakokemukseen.
Haastattelussa organisaatio saa haastateltavien silmissä kasvot
Haastattelutilanne voidaan nähdä eräänlaisena kaupankäyntinä, jossa hakija myy omaa osaamistaan tulevalle palkanmaksajalle. Nykypäivän osaajapulassa tämä toimii myös toisinpäin: organisaation edustajat myyvät haettavaa työtehtävää työnhakijoille, tavoitteena saada parhaimmat kandit kiinnostumaan tiimistä ja työnantajasta.
Mikäli rekrytointiin osallistuvat henkilöt eivät tee rekrytointeja kovin säännöllisesti, olisi osallistujien kesken hyvä etukäteen kerrata haastattelutilanteen eteneminen, työnkuvan ja yksikön esittelyt sekä korostaa prosessiin osallistuville henkilöille haastatteluvaikutelman merkitystä työnhakijan kannalta. Harvoin rekrytointeja tekevä henkilö ei välttämättä tiedosta, miten tärkeä merkitys haastattelun ilmapiirillä, informoinneilla yms. on positiiviseen haastatteluvaikutelmaan, kun hakija haastattelun päätteeksi kävelee ovesta ulos.
Liiallinen jäykkyys tai tilanteen virallisuus voivat haitata positiivisen haastatteluilmapiirin syntymistä. Myös vajavaiset organisaatio-, yksikkö- ja tehtäväkuvaukset haastattelun aikana saattavat saada hakijan toisiin aatoksiin ja lopulta sanomaan ”ei kiitos” työtarjoukselle. Tottumaton haastattelija voi unohtaa, että tilanne ei ole yksipuolinen valintatilaisuus – myös haastateltava pitää saada ”ostamaan” työnantajan tarjoama työtehtävä ja tässä tapauksessa ystävällisyys, kohteliaisuus ja muut itsestään selvät tekijät ovat isossa osassa luomassa positiivista haastatteluvaikutelmaa.
Valitun henkilön keskeisen osaamisen viestittäminen hakijoille
Rekrytoinnin päätteeksi on tärkeää viestiä kaikille hakijoille valintaperusteet, joiden pohjalta rekrytointipäätös tehtiin. Valintaperusteiden läpinäkyvyys sekä henkilökohtainen palaute työnhakijoille tuottavat laadukasta hakijakokemusta. Mikäli hakijoita on useita kymmeniä, voi jokaisen yksilöllinen huomiointi henkilökohtaisen palautteen osalta olla hankalaa. Mutta tällöinkin olisi tärkeää tiedottaa hakijoille valitun henkilön keskeiset osaamiset ja kyvyt, joiden pohjalta valintaan päädyttiin. Monesti rekrytointi-ilmoitukseen voidaan määritellä ”ihanteellisen” hakijan osaaminen ja ominaisuudet, mutta esim. hakijoiden kova taso voi rekryprosessin aikana muovata lopullisia valintaperusteita. Tärkeimmät tekijät henkilövalinnoissa ovat yleensä osaaminen, sopivuus organisaatiokulttuuriin, persoona sekä suositukset, eli referenssit. Erityisesti referenssit ovat tärkeässä osassa, kun valintaa pohtiva henkilö voi haastatteluvaikutelman jälkeen varmistaa esim. hakijan aikaisemmalta esimieheltä sen, millainen henkilö tämä on osaamisensa tai työskentelytapojensa suhteen.
Hyvä ohjenuora laadukkaalle hakijaviestinnälle on se, että kasvokkain tavatut ja haastatellut hakijat tulee pyrkiä tavoittamaan henkilökohtaisesti puhelimella ja ilmoittamaan heille valintapäätös sekä -perusteet läpinäkyvästi. Itselleni ainakin hakijan asemassa jäisi tyly kuva, mikäli minut olisi kutsuttu kasvokkain tapahtuvaan haastatteluun, mutta mahdollinen ”ei-kiitos -viesti” tulisi esim. sähköpostitse. Puhelimessa käytävä avoin keskustelu antaa mahdollisuuden esittää tarkempia kysymyksiä ja auttaa hakijaa myös kiinnittämään huomiota niihin ominaisuuksiin, joista valinta tällä kertaa jäi kiinni. Rekrytointiprosessin lopuksi kaikille hakeneille lähetettävä anonyymi palautekysely tuottaa tärkeää tietoa rekrytointien jatkuvan kehittämisen tueksi.
Kun rekrytointiprosessin toteuttaa laadukkaasti ja pyrkii tuottamaan hakijoille mahdollisimman positiivisen hakijakokemuksen, voi luottaa siihen, että imua organisaatioon on jatkossakin. Hyvä kello kauas kuuluu, paha vielä kauemmas.